Что такое онбординг новых сотрудников и чем он отличается от адаптации | RostJob

Что такое онбординг?

Английское слово «onboarding» в переводе означает «на борту». В кадровом менеджменте этот термин подразумевает пошаговое вовлечение нового специалиста в рабочую, культурную и социальную корпоративную среду. По сути, онбординг представляет собой процесс мягкого вступления в должность без стресса и ненужного напряжения.

Как правило, период первичного погружения длится от одного до трех месяцев. В течение этого времени специалист знакомится с компанией:

• узнает руководство и коллег, налаживает рабочие контакты;
• запоминает ассортимент и отдельные продуктовые линейки;
• погружается в социокультурную среду предприятия;
• изучает внутренние регламенты, правила, стандарты.

Пройдя все этапы онбординга сотрудников, новичок чаще всего успешно интегрируется в команду и начинает работать с полной отдачей. По данным исследовательского центра ассоциации SHRM, на предприятиях, которые правильно применяют этот инструмент, удержание работников достигает 82%, а их продуктивность возрастает на 70%.

Основные этапы онбординга

Приемы и методы, используемые в первичный адаптационный период, могут существенно различаться. Однако алгоритм действий обычно остается неизменным. Рассмотрим процесс онбординга нового сотрудника по шагам:

• Пребординг. Чтобы интеграция работника прошла быстро и безболезненно, нужна подготовка. Ее начинают за два-три дня до выхода специалиста на работу. Эйчар отправляет новичку welcome-письмо. Оно может содержать как приветствие, так и полезную информацию о компании, дресс-коде, внутренних правилах, необходимых для трудоустройства документах и т.д. Но в любом случае письмо нужно максимально персонализировать, поскольку шаблонные обращения не вызывают ничего, кроме досады и раздражения. Также на этапе пребординга решают технические задачи: добавление в корпоративный чат, подготовка рабочего места, составление инструкций, назначение наставника.
• Начало работы. Даже самые талантливые специалисты испытывают тревогу при смене компании. Поэтому первый день считается одним из наиболее важных этапов онбординга. Закладывая фундамент для интеграции в коллектив, он во многом определяет дальнейшую судьбу сотрудника. Чтобы повысить шансы на успешную адаптацию, можно придерживаться следующего алгоритма:
  • Знакомство. Эйчар встречает нового работника, обсуждает программу первого дня, отвечает на вопросы. Далее он представляет специалиста команде и наставнику, знакомит с рабочим местом, вручает welcome-пакет с полезными и приятными мелочами. Не лишним будет провести экскурсию по офису и показать, где распечатать документы, налить воды, вымыть руки.
  • Вводная часть. На начальном этапе лучше не перегружать новичка информацией, но объяснить основные моменты необходимо. Например, следует рассказать о внутрикорпоративной культуре, упомянуть принятые в компании правила и стандарты поведения, коротко описать должностные обязанности.
  • Подготовка. В первый день стоит убедиться в том, что сотрудник имеет доступ к необходимым инструментам: программам, сервисам, чатам и пр. Такая проверка не занимает много времени, но позволяет без задержек приступить к работе на следующий день.
  • Общение с коллективом. Оптимально, если оно будет проходить в неформальной обстановке. Например, можно организовать кофе-паузу, во время которой коллеги расскажут о себе. Это разрядит атмосферу и придаст уверенности новому сотруднику.
  • Обратная связь. Как правило, первый рабочий день завершается беседой с HR-менеджером. Специалист интересуется впечатлениями, отвечает на возможные вопросы, объясняет непонятные моменты. Искренний интерес и поддержка помогают новичку ощутить почву под ногами, почувствовать себя более уверенно.
• Первая неделя. Грамотный онбординг предполагает мягкое введение в должность. И чрезмерная нагрузка, и полное освобождение от рабочих обязанностей — не лучшая стратегия. Чтобы сотрудник был эффективным, ему дают простые поручения и постепенно наращивают сложность задач. Достижение краткосрочных целей позволяет новичку получать удовлетворение от работы, чувствовать себя нужным и полезным. Не менее важной составляющей первой недели становятся тренинги, семинары по продукции, корпоративное обучение.
• Первые три месяца. После успешного завершения вводного этапа онбординга, наступает время долгосрочной интеграции. Она подразумевает не только выполнение рабочих обязанностей, но и повышение компетенций, вовлеченности, удовлетворения новой должностью. В решении этих задач помогает:
  • Тимбилдинг. Это не только выездные мероприятия. Обеды или кофе-паузы в офисе, во время которых можно побеседовать на отвлеченные темы, тоже упрощают интеграцию и помогают новичку влиться в сложившийся коллектив.
  • Включение в задачи. Пошаговое вовлечение в проекты позволяет сотруднику приобрести необходимый профессиональный опыт, навыки совместной работы, уверенность в себе.
  • Обратная связь. Регулярные встречи с руководством помогают оценить эффективность сотрудника, раскрыть сильные и слабые стороны, обнаружить возможные зоны роста.

Завершается онбординг разработкой индивидуального плана развития. Он представляет собой документ, описывающий карьерные цели сотрудника и шаги, которые необходимо предпринять для их достижения. ИПР помогает понять, как специалист будет расти внутри компании и какой вклад может внести в процветание бизнеса.

Чем онбординг отличается от адаптации

Термин «онбординг» пришел в русский язык сравнительно недавно. Как следствие, при его использовании нередко возникает путаница. Например, в непрофессиональной среде считается, что слово синонимично адаптации. На самом деле это не так — последняя намного шире и, помимо онбординга, включает в себя другие составляющие.

Понятие адаптации

Важность онбординга для новых сотрудников невозможно переоценить. Он помогает мягко войти в коллектив, освоить рабочие обязанности, избежать стрессов и нервной перегрузки. Однако все когда-то заканчивается, и онбординг — не исключение. Как уже говорилось выше, в среднем он длится от одного до трех месяцев. А далее наступает очередь адаптации. Она представляет собой намного более масштабный процесс и подразумевает не только знакомство с компанией, командой и корпоративной культурой, но и весь путь от новичка до опытного специалиста.

Условно можно выделить три ступени адаптации персонала:

• онбординг, то есть первичный этап вступления в должность;
• интеграция или полноценное погружение в рабочий процесс;
• развитие до опытного сотрудника, способного самостоятельно решать профессиональные задачи.

Адаптационный период продолжается около года. За это время специалист проходит обучение, усваивает корпоративные правила, становится полноценным членом команды и окончательно встраивается в рабочие процессы.

Ключевые различия между онбордингом и адаптацией

Несмотря на кажущееся сходство, адаптация существенно отличается от онбординга. И дело не только во временных рамках. Чтобы было понятнее, предлагаем коротко сравнить основные характеристики двух процессов.

Важно, чтобы план онбординга новых сотрудников готовился с учетом перечисленных различий. Только в этом случае можно говорить об успешности мероприятий по введению новичка в рабочий коллектив.

Зачем организовывать онбординг

Согласно статистике, предоставленной международными рекрутинговыми агентствами, 25% людей ежегодно меняют место работы. Причем половина из них покидают компанию в первые четыре месяца после трудоустройства. Грамотно спланированный и реализованный онбординг помогает справиться как с текучестью персонала, так и с другими сложностями адаптационного периода.

Влияние на продуктивность сотрудников

Оказавшись в новом коллективе и непривычной обстановке, даже самый талантливый человек испытывает волнение, неуверенность в себе, растерянность. Эти чувства существенно снижают эффективность труда. Зная, как проводить онбординг новых сотрудников, эйчар может минимизировать негативные последствия.

Практика мягкого введения в должность сокращает:

• время достижения оптимальной результативности;
• затраты работодателя на мероприятия по увеличению продуктивности.

В 2023 году ученые Каролинского института Стокгольма провели исследование, в котором участвовали 1556 молодых специалистов из разных компаний. Как выяснилось, предприятия с эффективными программами онбординга в среднем получают в 2,5 раза больше выручки по сравнению с предприятиями, которые не уделяют должного внимания адаптации сотрудников.

Снижение текучести кадров

Комфортная и прогнозируемая адаптация увеличивает шансы на успешную интеграцию сотрудника в команду. Таким образом, онбординг сокращает текучесть кадров, что в свою очередь способствует:

• снижению затрат на поиск и наем персонала;
• формированию положительной репутации работодателя;
• росту лояльности сотрудников и созданию кадрового резерва;
• сохранению знаний, навыков и опыта внутри коллектива.

Впрочем, все это относится только к грамотно организованному процессу адаптации. Чтобы избежать ошибок, имеет смысл заранее подготовить чек-лист онбординга сотрудников. При этом можно руководствоваться приведенными ниже советами.

Как организовать успешный онбординг?

Эффективность первичной адаптации во многом зависит от того, насколько отлажены в компании процессы введения работника в должность. Оптимально, если:

• все мероприятия по вовлечению в корпоративную среду описаны в виде чек-листа;
• в течение испытательного срока сотрудники получают четкие и простые задачи;
• налажена система менторства, и новичок с первого дня прикреплен к наставнику;
• руководитель и HR-менеджер готовы давать и получать обратную связь;
• новому сотруднику вручают книгу, в которой описаны корпоративные стандарты;
• в коллективе царит теплая и дружелюбная атмосфера.

Отдельного слова заслуживает онбординг удаленных сотрудников. В целом он мало отличается от очной адаптации, но имеет свою специфику. Будучи оторванными от коллектива, такие специалисты чаще других чувствуют себя брошенными. Чтобы этого не случилось, нужно активно вовлекать удаленных работников в корпоративную жизнь. В решении данной задачи помогают видеоконференции, общение в мессенджерах, тимбилдинги и другие мероприятия в формате онлайн.

Заключение

Эффективность правильно организованного онбординга подтверждают как теоретические исследования, так и практический опыт международных и российских компаний. Процедура мягкого введения в должность положительно влияет на сотрудника и способствует увеличению его продуктивности. Ощущая поддержку со стороны руководства и ментора, специалист чувствует себя комфортно и уверенно, трудится с хорошей отдачей, проявляет лояльность к работодателю. В конечном счете, это способствует стабильному развитию бизнеса и росту прибыли.